شرکت بیش از حد در جلسات از آفت های مدیریت است

محمدباقر کشفی در این یادداشت چنین آورده است:

شرکت در جلسات متعدد از جمله موضوعاتی است که در عرصه مدیریت هم فرصت و هم تهدید محسوب می شود. حضور در جلسات اگر به جا، مرتبط و به اندازه باشد، نتیجه بخش است اما اگر تعداد جلسات به اندازه ای شد که تمرکز و وقت مدیر و سایر کارکنان را ضایع سازد و نتواند به پیشبرد بهتر امور کمک کند، خسارتی است که باید از وقوع آن جلوگیری کرد.

شرکت زیاد در جلسات یا جلسه زدگی، فرصت با خود اندیشیدن، فکر کردن، خلاقیت و نوآوری را از مدیر می گیرد و این امر باید همانند سایر امور مدیریتی به اندازه نیاز و ضرورت باشد.

حضور در جلسات برای مدیران به منظور درک مشترک از مسیر، هدف، دستیابی به راهکارها و هماهنگی میان نیروهای مجموعه لازم و مناسب است، اما زمانی که حجم گسترده ای از زمان یک مدیر معطوف به شرکت در جلسات شود، اثرگذاری و خاصیت آن جلسات کاهش خواهد یافت و در نهایت کمی گرایی و اتخاذ تصمیمات دور از واقعیت های جاری را در پی خواهد داشت.

از جمله آفاتی که حجم بالای جلسات به همراه دارد، این است که اجرایی و عملیاتی شدن تصمیمات بسیار زیادی که در این جلسات گرفته می شود، بسیار سخت خواهد شد و این تصمیمات در هاله ای از ابهام باقی می مانند. در این صورت خروجی جلسات تصمیمات بی اثری است که موجب هدر رفتن فرصت ها، امکانات و منابع می شود.

مدیران باید به شکلی برنامه ریزی کنند که حضور آنها در جلسات به اندازه و مفید باشد و از دل این جلسات راهکارها و برنامه های موثر و خوبی برای رسیدن به اهداف بیرون آید.